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檔案數字化

來源: 發布時間:2025-03-06

檔案遠程服務利用系統

產品介紹

檔案遠程服務利用系統是根據高校檔案館實際業務需求開發而成的一站式檔案業務線上辦理平臺。平臺為廣大畢業生、用人單位、教職工等群體提供檔案業務辦理通道,互聯網用戶可通過該平臺在線申請業務辦理,將需求通過平臺反饋給檔案館,檔案館可直接在線辦理業務。系統提供多種業務辦理入口,如:成績翻譯、學歷學位證明、檔案轉遞辦理等多種業務類型;提供在線辦理、寄送辦理、預約現場辦理等多種辦理方式。極大的提高了檔案館業務辦理效率,減少了人員線下溝通成本。同時在各業務數據管理、統計分析等方面也為檔案館管理人員提供了詳細的業務記錄,便于管理者進行工作統籌和任務追溯。 應制定目錄數據庫數據規則,包括數據字段長度、字段類型、字段內容要求等。檔案數字化

檔案數字化,檔案數字化

數字檔案室的文書類電子檔案、檔案數字化的收集、整理、鑒定等,應符合《歸檔文件整理規則》(DA/T22)等要求。此外,在辦公自動化等業務系統形成并歸檔保存的電子公文,其質量還需滿足完整性要求、版面格式要求、文件格式要求、元數據捕獲要求、封裝要求。完整性要求是對于同一事由的往來電子公文齊全、完整。電子公文的組件——正本、定稿、公文處理單、集中記錄修改過程的彩色留痕稿以及確有必要保存的重要修改稿等齊全、完整;紅頭、電子印章齊全、完整;文件標題、文號、主送機關、正文、發文機關署名和成文日期六個要素齊全、完整。江蘇業務檔案數字化服務方案應建立完善的問題反饋機制,對紙質檔案數字化工作過程中產生的問題進行及時反饋和修正。

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數字檔案室建設是一項系統工程,包括基礎設施建設、檔案數字化、應用系統建設、數字檔案資源建設、保障體系建設。需要機關檔案部門、信息化部門、業務部門和保密部門共同參與實施。

主要包括:按照數字檔案室基礎網絡架構、主要技術路線與軟硬件配置基本要求,建設適應未來一定時期數字檔案資源管理要求、滿足數字檔案室各項管理與服務需求的基礎設施。

除信息安全和管理方便的因素之外,鼓勵依托機關信息化基礎設施進行數字檔案室基礎設施建設。開發或采用功能完善、安全可靠、良好、方便易用的數字檔案室應用系統,實現檔案管理各業務環節的自動化、網絡化。

展示端

展示端用于對外展示后臺發布的數據,通過手機或者終端設備實現信息的在線瀏覽以及互動。展示端主要包含機構概況、電子書資料、圖文資料、音視頻資料、專題資料以及全文檢索六大模塊,可實現單位基本信息、圖文、音視頻、3D電子書以及專題資料的在線瀏覽與檢索。

機構概況

“機構概況”模塊用于對外展示單位的基本信息,包含:機構簡介、領導介紹、領導致辭3大展示區。機構簡介:展示單位的基本信息,支持圖文混合顯示。領導介紹:展示單位主要領導的基本信息,內容包含領導頭像和介紹文字。領導致辭:展示單位領導的重要講話以及對社會來訪者的致辭等信息。 應根據情況制定符合實際要求的紙質檔案數字化工作文件,以此加強對數字化工作的管理。

檔案數字化,檔案數字化

檔案數字化

前處理按要求區分同一案卷中的掃描件和非掃描件,并建立掃描件與非掃描件區分標識,同時在《紙質檔案前處理工作流程單》上注明需掃描文件的起止頁碼、紙張大小和數量等,為提高掃描效率做好基礎工作;為提高數字化產品質量,檔案數字化時,允許拆卷,但拆卷時必須在保護檔案不受損害的前提下拆除裝訂物(檔案內的成冊文獻書籍資料不拆卷);按照檔案局《檔案修裱技術規范》等修裱技術要求,根據檔案破損情況的不同,制定檔案修裱方案,采用專業修補、托裱技術,對檔案進行搶救復原。 對需在目錄數據庫中進行標記的情況進行標記。江蘇業務檔案數字化服務方案

同一批檔案應采用相同的存儲格式。檔案數字化

保證數字化檔案質量的方法

1、先進的設備和技術:選擇先進的數字化設備和技術至關重要。確保掃描或拍攝的圖像清晰、準確,并且符合相關標準。定期對設備進行維護和校準,以保證其穩定性和精度。

2、專業人員培訓:對參與檔案數字化的人員進行專業培訓,使其了解數字化的流程和規范,掌握操作設備的技能。培訓內容包括檔案保護、掃描技巧、質量控制等方面,以提高人員的操作水平和責任心。

3、元數據管理:元數據是描述數字化檔案的重要信息,包括檔案的標題、作者、日期、來源等。在數字化過程中,要確保元數據的準確性和完整性,以便于檢索和利用。

4、安全保障措施:加強數字化檔案的安全保障措施,防止數據丟失、泄露或篡改。建立備份機制,定期對數字化檔案進行備份,以防數據損壞或丟失。同時,采取合適的安全技術,保護數字化檔案的機密性和完整性。 檔案數字化

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