數字檔案室聲像類電子文件的采集，應支持電子文件形成部門或檔案部門上傳或掛接照片、錄音、錄像等聲像類電子文件，自動提取形成時間和背景、結構元數據，建立電子文件與元數據之間的關聯。各種科技和專業類電子文件的接收、采集功能，基本參照文書類電子文件。有其他專門規定的，從其規定。數字檔案室應用系統應支持電子文件的分類、編目、命名和存儲，完成電子文件的歸檔保存，輔助完成紙質等傳統載體歸檔文件的分類、編目的工作關鍵詞檢索允許用戶輸入與檔案內容相關的關鍵詞進行搜索，系統會根據關鍵詞匹配程度返回相關檔案。浙江學校數字檔案館

數字檔案室的專業類電子文件歸檔的基本要求在履行本單位主要職能過程中產生的專業類電子文件都應收集、歸檔，包括但不限于檔案局頒布的首批、第二批專業檔案基本目錄所列內容。各種專業類電子文件的整理、鑒定、編目參照相應的管理辦法執行。只以數據庫形式存在的專業類電子文件，如人口、環境、農業等各種普查數據，可以以XML等跨平臺通用格式收集、歸檔，或直接以原數據庫數據文件歸檔，同時歸檔一套完整的數據庫設計文檔。以電子文檔形式存在的專業類電子文件，可參考文書類電子檔案的各項管理要求執行。浙江機關數字檔案室對于褶皺的檔案原件，要先進行壓平或燙平處理。

    云展管理系統借助互聯網途徑來做展示與宣傳。它運用web網頁、手機移動端以及線下的大屏設備這些渠道，將數字檔案對外呈現，如此一來，人們憑借云展示系統就能輕松接觸數字檔案，徹底改變了過去依賴紙質傳遞的舊模式，順利過渡到互聯網模式，跟緊互聯網發展的步伐。與此同時，依靠PC端、移動端還有顯示屏終端去傳遞、宣傳數字檔案，使得信息傳播的速度明顯加快，覆蓋的人群更廣，影響力自然也就更大了。這個系統在展示宣傳上手段豐富，兼容性良好，像基本信息、圖文、音視頻、3D電子書以及專題資料等各類文件形式，它都支持對外發布，方便人們瀏覽。基本信息、圖文、音視頻、3D電子書能直接在線預覽，視頻、音頻還允許在線播放，給編研成果的多樣化展示創造了條件，讓更多受眾了解到數字檔案的價值。

電子文件歸檔系統具有數據自動檢測功能，可對各類業務系統對接過來的數字檔案數據進行自動檢測，包含完整性、準確性、可用性、安全性四個方面。篩選出不合規范的數據，防止不滿足歸檔要求的數據進入檔案系統歸檔。同時支持對異常數據進行在線修正，提高了檔案管理系統中數據的規范性和標準一致性。

電子文件歸檔系統配備專業的售后服務團隊，支持通過遠程服務以及現場服務的方式協助用戶使用產品、培訓產品，為用戶提供專業的售后保障。 詳細規劃了紙質檔案數字化的組織與管理，并提出具體要求。

電子文件歸檔系統歷經檔案行業多年業務沉淀，由檔案**與業務團隊共同開發。它依照用戶實際需求，持續進行二次開發與優化升級。既符合GJ相關建設標準，又能滿足用戶數字檔案管理工作的需要。該系統具有良好擴展性與集成特性。在擴展性方面，能根據不同用戶要求開展二次開發，實現功能的延伸拓展。系統還能創建多個數據通道，提供標準接口，可與多種應用系統如OA辦公系統實現數據對接和集成。這種擴展性與集成性，讓系統能更好地適應不同用戶的多樣化需求，方便用戶在數字檔案管理工作中，與其他辦公系統進行信息交互，提升整體工作效率與便利性。從庫房提取需數字化加工檔案原件，寫出入庫登記表。檔案案卷量進行劃分，妥善存放以確保紙質檔案的安全。廣東公司數字檔案館

用戶可以在數字檔案平臺上瀏覽、搜索和下載所需的檔案。這些檔案可能以PDF、TIFF、JPEG等格式存儲。浙江學校數字檔案館

云展管理系統具備生成電子書的功能。當下，隨著互聯網不斷發展，電子書在閱讀便利性、閱讀感受以及實際使用上，相比傳統紙質書都有了長足進步。它能夠對數字檔案的PDF源文件展開分析與處理，只需簡單操作，就能一鍵生成電子書。不僅如此，它還能提取PDF文檔里的結構信息，使得電子書目錄與實體書目錄對接，實體書的排版、格式也能被原樣復制。利用手機、終端顯示屏展示時，互動效果良好，閱讀體驗得以優化，頁面展示也更加美觀。云展管理系統還有售后團隊提供支持。他們會通過遠程線上協助或者到現場指導這兩種方式，幫助用戶熟悉產品使用方法，開展相關培訓，讓用戶在使用產品時遇到的問題能及時得到解決，使用起來更加順暢。 浙江學校數字檔案館