檔案數字化加工的著錄是將整理后的檔案，按照檔案標準《檔案著錄規則》結合用戶檔案著錄的具體要求，將案卷目錄和卷內目錄的原始數據、主題標引、分類標引錄入到軟件數據庫里。按照原件實體檔案條目，對錯誤檔案目錄數據修改和補充的數據，須填寫更改資料并放入案卷內，卷內目錄不全的需補充完整。檔案掃描是紙質檔案實現數字轉化的關鍵步驟。原件的掃描與存儲格式應完全按照國家檔案管理的統一標準要求掃描，對實際掃描卷數、每卷的頁數要做好登記。對紙質檔案的領取與歸還進行嚴格管理，認真做好檢查、清點、登記等工作，確保紙質檔案的安全。聲像檔案數字化服務外包工作

數字化檔案管理系統是對傳統檔案管理工作的一次創新，能夠實現對檔案和檔案材料收集、鑒別、整理、保管、轉遞、統計、查閱等日常工作的檔案數字化管理，并可通過組織系統專網實現檔案的網上瀏覽和遠程查借閱功能。按照檔案業務工作流程，經過系統管理員的授權，單位內部領導和有關科室可以在各自辦公室查閱檔案，外來查檔單位可以在閱檔室通過電腦查閱電子檔案，也可以通過網絡實現遠程閱檔。系統運行后，可以大幅提高工作效率，提升工作服務的水平和質量，實現檔案由管理向信息研究與利用的質的轉變。江西文書檔案數字化同一批檔案應采用相同的存儲格式。

開發或采用功能完善、安全可靠、性能良好、方便易用的數字檔案室應用系統，實現檔案數字化、檔案管理各業務環節的自動化、網絡化。根據數字檔案室建設要求，修訂完善檔案工作流程、文件材料以及聲像（照片、錄音、錄像）電子文件歸檔范圍和保管期限表，以及適合電子檔案管理、利用、安全保障、應急處置等各項規章制度，明確要求和權限，確保數字檔案資源的規范管理，保證數字檔案室運行順暢。加大人才建設力度，通過培訓或引進人才，為數字檔案室的建設和運行儲備既通曉信息技術，又精通信息資源管理、知識管理的人才。

檔案數字化的圖像處理要保證圖像信息與原檔案內容完全一致，不能刪除頁面任何有用信息，包括正文內容、頁眉、頁腳、手寫注釋和印鑒等，不裁切紙張部分。不準出現頁面內容殘缺或將其它頁面信息掃入本頁的現象。糾偏是將掃描的頁面內容基本居中顯示，不出現明顯偏左或偏右現象。對出現偏斜的圖像應進行糾偏處理，視覺上基本無偏差；對方向不正確的圖像進行旋轉還原，以符合閱讀習慣。字跡洇透是采用字跡銳化的功能，清晰字跡筆畫。圖像深淺不一是采用平衡功能，調整圖像深淺一致。掃描設備的選擇應特別注意對檔案實體的保護，盡量采用對檔案實體破壞性小的掃描設備進行數字化。

檔案數字化的掃描中對掃描質量的要求，掃描時要保證放紙端正、不壓邊、不漏掃、錯掃，嚴格確保圖像質量，漏掃、壓邊的要及時補全、補正。圖像順序要與原檔案中頁碼順序一致，不可顛倒錯亂，不可出現多頁、重復頁或漏頁現象。掃描登記，掃描時應認真核對實際掃描頁碼、頁數與前處理時填寫的頁碼、頁數是否一致，不一致時應注明具體原因和處理方法。并提交采購人審核同意后，進行處理。掃描分辨率一般為300dpi，對于案卷中出現字跡較小、模糊、較密集等情況，分辨率適當提高。掃描后的圖像應清晰、不失真、完整，不影響圖像的利用效果，掃描圖像的打印效果不能低于對應的復印效果。應建立紙質檔案數字化工作組織，對數字化工作進行統籌規劃、組織實施。江西文書檔案數字化

數據庫選擇應考慮可轉換為通用數據格式，以便于數據交換。聲像檔案數字化服務外包工作

數字檔案室要遵循標準規范。數字檔案室建設應統籌協調文件管理與檔案管理、檔案數字化、業務工作與檔案工作、檔案室與綜合檔案館之間關系，嚴格遵循既有標準和規范進行系統設計、建設，實現文檔一體、館室一體。整體推進。應將數字檔案室建設與機關電子政務和信息化建設密切結合起來，統籌考慮數字檔案室系統功能、文件格式要求等因素，整體推進數字檔案室實施方案。確保安全。數字檔案室建設應建立健全安全管理制度，按照信息安全等級保護和分級保護要求采取安全保障技術方法，配備必要的軟硬件設施，完善災難恢復應急機制，確保數字檔案室建設和運行的安全。聲像檔案數字化服務外包工作

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