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天津企業數字檔案館概念

來源: 發布時間:2022-08-09

數字檔案室的鑒定處置應支持各種類型的檔案鑒定任務,包括檔案密級或保管期限變更,檔案續存、銷毀、移交等,應支持檔案管理人員依據書面鑒定報告,通過直接修改密級、保管期限等著錄字段,執行銷毀、移交功能,完成檔案鑒定處置任務;或根據實際需求,具備鑒定處置工作流功能,應能支持鑒定審批流程的配置、實施,包括發起鑒定任務、實施鑒定、審批鑒定意見、觸發處置功能等;應留存銷毀記錄,包括銷毀授權、銷毀內容、銷毀執行人、銷毀時間等;應能生成符合《電子檔案移交與接收辦法》及同級國家綜合檔案館要求的電子檔案移交數據包。應借助相關軟件對數據庫中的目錄數據與其對應的紙質檔案數字圖像進行掛接,實現目錄數據與數字圖像的關聯。天津企業數字檔案館概念

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檔案遠程服務利用系統實現在線完成電子簽名,全程電子化,告別紙質郵寄模式。辦理人員將辦理結果中的電子文件、數字檔案上傳完成后可在線完成蓋章簽署,支持自定義印章圖片,可同時對上傳文件的每一頁進行批量蓋章簽署,支持同時加蓋多個印章。簽署完成前系統提供短信驗證機制,驗證操作人的身份,只有被正式授權過的辦理人才可具備蓋章簽署權限。完整的業務流程日志,實現對各環節、各用戶工作完美追溯。系統針對每條業務申請單,從用戶提交申請開始到業務辦理結束,全程追蹤記錄該業務各環節操作詳情信息,實現管理者對業務的全程掌控,可稽可查。陜西事業單位數字檔案管理系統實現以信息化的檔案管理現代化,是檔案事業升級的一個重要目標。

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隨著信息技術的深入發展和廣泛應用,建設數字檔案館(室)已成為檔案工作提質增效與創新發展的必由之路。建設符合社會、企業信息化發展要求的數字樣板檔案館(室),有利于整合信息資源,增強檔案信息管理與服務能力,提高管理水平。樣板檔案室的建設主要滿足3個目標:首先,建成符合標準規范的檔案管理模式,包括檔案信息化配套軟件,在檔案收、管、存、用四個方面為數字檔案的建設提供有力支撐;第二,建成可以復制和推廣的檔案管理模式;第三,建成可促進機關單位、企業規范運營和風控的檔案管理模式。

數字檔案室的編目著錄應以檔號為基礎,支持各門類電子檔案題名、責任者、文件編號、時間、保管期限等元數據的著錄,自動編制電子檔案案卷級、文件級電子目錄。應能根據電子檔案著錄的不同要求,提供必要的著錄窗口,為著錄者提供下拉菜單、攜帶錄入以及日歷、時間軸等自動化著錄工具,提升著錄方式的自動化程度;應能自動核驗著錄信息的完整性、規范性和有效性,并提示修改、校正,應支持在權限許可范圍內的元數據或目錄數據的增加、修改、刪除等。檔案行業在新技術浪潮的洗禮下,一步步向前,檔案工作者需要走多遠的路,才能跨過這條河。

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數字檔案室的終端及輔助設備應結合工作需要,為數字檔案室應用系統配備專屬終端計算機、掃描儀、數碼照相機、打印機等終端設備,以及恒溫恒濕防磁柜、刻錄機、移動存儲介質等輔助設備。數字檔案室應用系統應能集成管理各門類數字檔案資源,具備收集、元數據捕獲、登記、分類、編目、著錄、存儲、數字簽名、檢索、利用、鑒定、統計、處置、格式轉換、命名、移交、審計、備份、災難恢復、用戶管理、權限管理等基本功能,為電子檔案的真實、完整、可用和安全提供首要保障,并達到靈活擴展、簡單易用的基本要求。其具體功能需求可參見《電子文件管理系統通用功能要求》(GB/T29194-2012)。對紙質檔案數字化工作的組織和管理進行了詳細設計,并提出了明確要求。江蘇高校數字檔案室

檔案學會到檔案服務企業, 希翼抓住時代機遇,讓檔案工作在時代發展中發揮更大作用。天津企業數字檔案館概念

樣板檔案室具有先進的檔案信息化軟件服務,方案包含檔案信息化配套軟件,在檔案收、管、存、用四個方面為數字檔案的建設提供有力支撐。具有安全穩定的檔案防護措施,檔案數據的安全性是樣板檔案室建設過程中的重中之重,方案集成數據防泄漏系統、內網終端安全管理系統等安全防護軟件,從數據安全、網絡安全以及設備安全等各個層面全力保障檔案信息的穩定和安全。建設樣板檔案室建立標準化、現代化的檔案庫房,對實體檔案進行安全存儲保管;深度開發利用檔案,基于檔案數據庫進行編研編纂,對的歷史進行挖掘,輔助和展示宣傳。天津企業數字檔案館概念

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