實現檔案管理走向數字化，重點在于檔案的數字化轉化。要把紙質檔案，像是各式各樣的文字資料、圖表、聲像內容等，借助掃描、錄入等手段存進計算機數據庫。完成這一過程，一方面得有相應的硬件設施，另一方面要有適配的管理軟件。硬件方面包含電腦設備、掃描設備、數碼相機之類；軟件呢，就是專門為檔案管理研發設計的檔案管理系統。上海新影捷信息技術有限公司在2005年成立，多年來始終專注于以檔案數字化建設為**的全流程檔案服務工作。在行業內，它屬于少數幾家擁有“雙軟資質”、“信息安全服務資質”等一系列檔案管理系統開發與服務資質的****，在檔案數字化領域頗具實力。 應根據情況制定符合實際要求的紙質檔案數字化工作文件，以此加強對數字化工作的管理。江蘇檔案數字化加工軟件

    檔案數字化服務有一系列嚴謹的規范。依據GJ標準《紙質檔案數字化技術規范》來操作，掃描環節遵循“很大程度還原檔案本來面貌”的準則，絕不能給檔案原件帶來絲毫損傷，要讓掃描生成的圖像如同原件一般干凈、明晰。在管理層面，得嚴謹細致，把責任界定清晰，將安全保密管理與質量管理的相關機制實實在在落地，護衛檔案原件和數字化檔案信息的安全。而且，各個工作步驟都要契合質量規定，為此構建完整、正規的工作記錄很有必要。具體事務包含數字化前處理、目錄著錄、檔案掃描、圖像處理、文件存儲與備份、文件目錄與全文的掛鉤、質量自查、檔案裝訂等。重點要保證掃描圖像品質可靠、掛鉤精細無誤，從檔案到檔案信息都萬無一失，以此守護珍貴的檔案資源。江蘇檔案數字化加工軟件應加強對紙質檔案數字化工作的全流程安全管理。

高校檔案中檔案數字化涉密工作需特別注意以下幾點：首先，要嚴格遵守相關法律法規，如《檔案法》、《保密法》等，確保數字化過程中檔案機密不被泄露。其次，涉密檔案在數字化前應進行嚴格的清點、檢查與登記，數字化過程中應使用符合保密要求的設備和軟件，避免使用無保密保障的掃描設備或無線互聯功能的設備。同時，數字化場所應配備監控設備，嚴格限制人員出入，數字化工作人員應簽訂保密協議，并接受保密培訓。

此外，數字化完成后，涉密檔案及其數字信息應妥善存儲和管理，存儲介質需根據檔案密級采取相應的保密防護措施。之后，應建立完善的檔案利用制度，對涉密檔案的利用進行嚴格審批和監管，確保檔案在利用過程中的安全。

    數字檔案室基礎設施建設意義重大，它是數字檔案資源安全管理與利用的根基。一方面，要緊密依托單位既有的信息化建設成果推動檔案數字化進程，全力打造一套穩定且兼容性強的基礎設施體系，***滿足數字檔案資源日常管理以及單位內部共享利用需求。這一體系涵蓋網絡基礎設施，如同信息“高速公路”確保數據流通順暢；系統硬件是運行“基石”；基礎軟件提供多樣功能支持；安全確保系統像“衛士”，守護檔案信息安全；終端及輔助設備方便人員操作使用。尤為關鍵的是，在產品選用上，應優先考慮國產貨，特別是那些擁有自主知識產權的國有品牌產品，這不僅能提升產品適配性，更能確保信息安全可控。而針對涉密數字檔案資源管理所需的基礎設施建設，必須嚴格遵循GJ保密工作相關規定，從設備選型到系統搭建，每一步都嚴守保密紅線，確保涉密檔案萬無一失。 各單位應根據檔案的珍貴程度、開放程度、利用率、亟待搶救程度、數字化資金情況等因素統籌規劃。

    檔案數字化掃描時，對掃描質量把控很嚴。操作中得把紙張放正，不能壓到紙張邊緣，要確保沒有遺漏或錯誤掃描的情況，切實保證圖像質量過關，要是發現有漏掃、壓邊的，得馬上補全、改正過來。掃描出的圖像順序要跟原檔案頁碼順序相符，不能錯亂顛倒，更不能有多頁、重復頁、漏頁這些問題。掃描登記也不容忽視，掃描的時候，工作人員要認真比對實際掃描的頁碼、頁數與前處理時填的是否一樣，不一樣的話，就得寫清楚原因以及想好處理辦法，報給采購人審核，得到同意后再按要求處理。一般掃描分辨率設為300dpi，要是案卷里字跡小、模糊或者排列密集，就得適當提高分辨率，讓掃描后的圖像清晰、完整、不失真，保證其打印效果不低于復印效果，方便后續利用。 主要包括紙質檔案數字化工作方案、紙質檔案數字化審批書、紙質檔案數字化成果移交清單等。北京基建檔案數字化服務外包工作規范

應制定目錄數據庫數據規則，包括數據字段長度、字段類型、字段內容要求等。江蘇檔案數字化加工軟件

一、儲備紙質檔案的正確方法環境條件溫濕度控制：溫度范圍控制在518℃，相對濕度維持在50%60%之間，有條件的可配備恒溫恒濕空氣調節器。若條件有限，也可以采用室內自然通風與放置無水氯化鈣、硅膠、石灰等簡易吸濕材料相結合的措施。光照控制：應安裝百葉窗或厚窗簾，避免陽光直射。照明度應嚴格控制，一般維持在30~50Lux為宜，可使用白熾燈并安裝防護玻璃罩或涂紫外吸收劑。衛生防疫防塵措施：檔案室的墻壁和地面應選擇堅硬光滑的材料，以便于清潔。進入檔案室的人員需更換工作服并經過強風吹塵，防止灰塵帶入。二、需要預防的風險環境風險高溫、高濕或低濕、強光照等環境條件都可能對紙質檔案造成損害，如字跡褪色、紙張變形等。因此，必須嚴格控制檔案室的溫濕度和光照條件。管理風險檔案管理人員的不當操作，如頻繁翻動檔案、不及時清理灰塵等，都可能對檔案造成損害。因此，必須加強對檔案管理人員的培訓和管理，確保他們熟悉檔案的保護方法并嚴格遵守相關規定。江蘇檔案數字化加工軟件